優先順位ってどうやって決めればいいの？
ブログを書き始めて、初めて質問をいただきました。
結論からいうと、
私は「何をやるのか」の優先順位を決めて取り掛かっているだけです。
やることがたくさんある中で、何を優先すべきか、明確な方針を持たないと成果は上げられません。
この記事では仕事でも、趣味でも、人生の中で何を優先させるかを考える3つのアプローチについて紹介します。
記事を読み、優先順位を上手につけられるようになると、良いことがいくつもあります。
・成果が上がりやすくなる
・仕事の効率も上がる
いろいろなことに挑戦する中で、優先順位をつけて取り組んでいけば、仕事でも、趣味でも
やりたいことに挑戦できるようになるので、是非読んでみてください。
1.一番難しい？「重要だけど、緊急ではない仕事」を午前中にやる
1－1.「重要だけど、緊急ではない仕事」とはなにか？
「世界でもっとも影響力のあるアメリカ人 25 人」の 1 人に選ばれた経営コンサルタントのスティーブン・コヴィー氏の 「7 つの習慣」はとても有名です。
コヴィー氏は仕事を重要度と緊急度の面から４つの領域に整理しています。
①第一領域：重要度が高く、緊急性の高い仕事
②第二領域：重要度が高く、緊急性は低い仕事
③第三領域：重要度が低く、緊急性の高い仕事
④第四領域：重要度が低く、緊急性の低い仕事
コヴィー氏が主張しているのは生産性が高く、仕事のできる人は
「②重要度が高く、緊急性の低い仕事」をできている人です。
このような仕事があります。
・感謝、感動されるレベルでの顧客への貢献
・事業を飛躍させる起爆剤を考える
・大きなビジョンを描く計画づくり
・誰もが一定のレベルで実践できるプロセスづくり
・クレームが起きないための仕組みづくり
・そのままにしておくと大きな問題になることへの対処
・表面的でない深い人間関係づくり
これらは仕事の生産性を高めることに直結し、会社の将来にも大きく影響を与えます。
ルーティーンワークではなく、自らも新しいことにチャレンジし、成長できる仕事です。
一方で、現実には多くの人は目の前の緊急性を優先し、その仕事が重要なのか、そうでないのかを
判断せずにやみくもに行ってしまいがちです。
また、②の仕事は抽象的で、明確な答えがないものがほとんどです。
時間がかかってめんどくさそうという先入観があり、後回してしまいます。
結果、私たちは①と③の仕事に没頭してしまいます。
普段の生活の中で、あなたの周囲にいる人は「急ぎ回答ください」「重点対応してください」などと言って ①や③の仕事をあなたに与え、あなたの時間を悪気なく奪おうとします。
自分の人生を長い目で見たとき優先すべきものは③より②です。
目の前にある①と③の仕事をやってくたくたになっている場合ではないのです！
では、こんな状況を回避すべく②の仕事を優先的にやるコツを紹介します。
1－2.午前中に「重要だけど、緊急ではない仕事」をやってしまおう
私がおすすめするのは
「その日のスケジュールを考えるときに、午前中に②の仕事を強制的にやってしまう」
という方法です。
なぜ午前中かというと午前中はウィルパワーと呼ばれる意志決定のの力が強く働き、思考系の仕事をするのに適しているからです。
私たちは、朝食後30分をピークとした集中力の高い状態が約4時間持続するそうです。
そしてウィルパワーよく働き、クリエイテビティや集中力を発揮できるようになります。
つまり6時に起床し、6時30分頃朝食を食べた人なら、11時頃までがウィルパワーが働き、
午後にかけて徐々にウィルパワーを失っていくということです。
だからこそ、一日のスケジューリングをするときに
午前中の一番集中できる時間帯をあらかじめ「重要だけど、緊急ではない仕事」の仕事をする時間にあてるのです。
もちろん、重要で、緊急な仕事は先にやりましょう！
２.本当に自分がやらなくてはいけない仕事なのか、を考える
日々やっている仕事のなかで、成果に大きく貢献しないことや、なんのためにやっているかわからないけど、やたら手のかかるルーティンワークなど中途半端な仕事はありませんか？
そういった仕事については、そもそも実行することをやめるか、本当に自分自身にしかできない仕事なのかということを一度考えてみてください。
例えば過剰に見栄えを意識した社内資料や、手の込んだ報告資料の作成などがあります。
「もしかしたらいずれ必要になるかもしれない」、「この仕事は営業がしなくてはいけない」といった習慣化されている仕事はいっそやらない、もしくはほかの人に任せるといった判断をしていけばばいいと思います。
パレートの法則という考えをご存じでしょうか？
パレートの法則とは「全体の数値の8割は、全体を構成する要素のうちの2割の要素が生み出している」という経験則のことです。
簡単に言うと
仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。
という考えです。
効率よく成果を上げるには、いかに「2割」にフォーカスできるかがカギになります。
それができれば仕事をより早く、より多くの成果を出すことが可能になります。
裏を返せば、全体の8割を占める時間をかけて仕事をしても、結果としては2割の成績しか残せないということです。
先日のブログで「完璧を目指さない」ということを書きましたがパレートの法則に当てはめることができます。
80％の完成度から、残りの20％を仕上げ100％を目指すと、今までかかった時間の4倍以上が、さらにかかる可能性があります。
だから一人で完璧を目指さないほうがいいということです。
すべてを受けて、こなそうと思ったら時間も労力も足りません。
より多くの成果をより早くあげるためには選択と集中が必要です。
「これは本当に自分でやらなくてはいけないことか？」と疑問を持つことを意識してみてください。
３.短時間で、簡単に成果がでるものはすぐにやる
作業に取り掛かる前の先入観で、時間がかかりそうとか面倒くさそうとか
なかなか動きだせない時ってありますよね・・・
私も、一日の終わりに風呂に入るのが億劫のときがあります。
なにがいやだってわけではないのですが、止まってるとずっと止まりたくなるんです。
でも、いざ一歩踏み出すと、特に頑張らなくてもすいすい作業できたりします。
やる気を出してから行動に移すのではなく、行動することでやる気が生まれてくるものなのです。
だからこそ、初動を起こすために、短時間で簡単に成果がでるものから手をつけるべきです。
そして、そういうものはさっさと片づける癖をつけ、やらなくてはいけないことを少なくし、
頭を整理しながら進めていきましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
私が優先順位をつける際に意識していることはこの３つです。
・「緊急ではないけど、重要なこと」を優先してやる時間帯を作る
・自分がやらなくてはいけない仕事なのかを考え、ほかの人に任せる判断をする
・短時間で、簡単に成果がでるものはすぐにやる
そのうえで私はどの時間に仕事・アメフト・ブログどれに注力するかを、一週間単位で配分しています。
今後、皆様が優先順位を決める際に是非このブログを参考にしていただければと思います。
睡眠時間を削っているとかですか？