デスクやパソコンのデスクトップ散らかっていませんか？
デスクやデスクトップがゴチャゴチャとして散らかっている。
それはその人の頭の中の状態を表している……とか聞いたことはありませんか？
スッキリと片付いた状態で仕事を行えば、快適に仕事ができるとは分かっていても、なかなか実行には移せない人も多いでしょう。
私も実際にそうでした。
デスクは紙の資料が山積みになり四方を囲われ、
デスクトップは散らかりたい放題、ダウンロードしたデータをデスクトップに移動させてもどこにあるのだかわからない状態でした。
そんな方々に向けて、本記事では仕事効率がアップする「整理整頓」の4つの方法を紹介します。
私自身も先輩から業務を引き継ぐことになったきっかけで一念発起し
デスクやデスクトップを整理した事で自分自身仕事の効率が良くなったと体感しております。
記事の前半では整理上手な人は仕事ができる人が多い理由について、「整理整頓をするメリット3つ」と「整理整頓から学べること3つ」、後半では具体的な整理手順について紹介します。
この記事を読むことで仕事環境の整理整頓ができ、4月からの新生活、最高のスタートダッシュを切れるようになります。
整理上手な人は仕事ができる人が多い？
あなたの周りに、デスクの上がいつもキレイに片付いていて、引き出しの中もスッキリという人はいませんか？
こんな人は、恐らく仕事も能率よくこなすタイプではないでしょうか。
デスクが片付いているからすぐに仕事に取り掛かることができ
さらに、パソコンのデスクトップも案件ごとに階層化されてフォルダに収められ、どこに何が収められているかがすぐにわかります。
こういう人は単に整理整頓するのが好きというだけではありません。
必要な資料を探す余計な手間や、時間をかけずに仕事をしたい人が多いため、常に効率的で合理的なやり方を模索しているのです。
そのため、複雑な事象も順々に紐解いていって解決に繋げる、仕事の段取りを考える、集中力を発揮して一気に作業を終わらせたりすることにも長けている傾向があります。
整理整頓することの３つのメリット
工場のような生産現場はイメージしやすく、安全・品質・無災害を実現するには整理整頓は欠かせません。
それはオフィスのデスクも同じです。
どこに何が置いてあるかが分からないだけで、探すのにムダな時間と余計な労力が費やされているのです。
特に見逃されがちなのがデスクトップです。
いわばパソコンの中の生産現場と言っても過言ではないにも関わらず、足の踏み場もないような状況になってしまうことがあります。
整理整頓には仕事を効率化する３つのメリットがあります。
・失敗やミスを低減
・仕事の質がアップ
メリット①無駄な時間の削減
仕事で使う資料や道具が整理整頓されていれば、必要な時にすぐ取り出せます。
とくに、急いでいる時ほど探し物を見つけられないという経験はないでしょうか。
探し物をしている時間は、無駄な時間です。整理整頓によって時間の節約を目指しましょう。
メリット②失敗やミスの低減
失敗やミスは集中力不足や気が散ることによって起こります。
しかし、整理整頓された環境であれば、長時間集中力を保つことが期待できます。
また、身の回りを整理することで、資料や書類の間違いや紛失を防ぐこともできます。
メリット③仕事の質を上がる
前述の通り、整理整頓された環境では集中できるため、業務内容の細部まで気を配ることができ、結果的に仕事の質が上がります。
整理整頓から学べること
整理整頓をすることで以下の3つのことが身につきます。
①整理することを後回しにしない
整理することが習慣になっていればそこまでハードルが高いわけではありませんが、
いざ始める時には決心が必要です。
そうした行動も億劫がらず、早く着手する＝仕事を先送りしない人になるチャンスです。
②迷ったときに決断できる
いる・いらないの判断に迷った際に「保留」という項目を作り先延ばしする道を選ぶと、
どんどん保留項目が増えていっていまします。
仕事も同じで、判断を求められる状況下で「保留」せずに、自己責任で判断できる決断力を下せる人になります。
③組織の生産性向上を考えられる
「どこに何がしまってあるか自分ではわかる」という整理の仕方をしている人がまわりに一人はいると思います。
そういう人は仕事をする個人能力はすごく高いと思います。
一方でその人にしかできない仕事が多く、属人化してしまいがちです。
組織としての生産性向上が図れなくなってしまいます。
自分にしかできない仕事を増やすことも大事ですが、組織として仕事をする以上「自分以外の人でもできる」ことを多く作ることが仕事の効率化に繋がります。
私自身も仕事の担当変更で先輩から仕事を引継ぎの際に、大変な思いをした経験があります。
資料はフォルダに格納したといわれて探してみると、過去5年分の資料がバっとフォルダ内に入れられていただけで、整理し直すのにとても時間がかかりました。
整理上手になるためのコツ
では、どうすれば整理が上手くなるのでしょうか。
整理上手な人たちが実践している４つのコツを挙げてみます。
１．ルールを決める
特に書類の扱いにはルールが必要です。
すぐに必要な書類、保留中の書類、ほかの人に回覧しないといけない書類、ひとまず保管しておく書類などを分類して、それぞれファイルやトレー、ボックスに入れるようにしましょう。
またデスクトップ上のデータも同じです。
作成し終わったもの、作成中のもの、いずれ使うものなど一様にデスクトップに保管することはやめましょう。
大事なのは、どの書類がどこにあるのかが、自分ですぐに分かるようにすることです。
２．いらない物はすぐに捨てる
ルールを決めて整理すると、不要な書類がどれかも分かっていくので、いらない物はすぐに捨てるようにしましょう。
「あとで読む」と保管する資料はたいていその後開くことはありません。PDFにして物理書面は捨てる、もしくは共用部に収納するなど、とにかく物を減らしましょう。
３．いる物の保管場所を決める
必要回数な多い資料や道具を、取り出しやすい場所に配置しましょう。
使用頻度の高い備品は手元に近い場所に置くと、仕事の生産性が高まります。
職場のメンバーと共有して使用するものについては、全員が見つけやすく取り出しやすい保管場所を決め、デスクやデスクトップにずっと物が残らないようにしましょう。
４．整理の時間を作る
一度片付けても、案件対応に集中しているとすぐにデスクがゴチャゴチャとしてしまう人もいるでしょう。
片付いている状態を継続させるのが非常に難しいのです。対策方法としては、定期的に整理する時間を作ることです。 習慣化させるコツはこちらを参照ください。
週に一度はいらない物を捨てて片付けるといった、決まりを作りましょう。
退社時には、必ずデスクの上の物を片付けてリセットするのもおすすめです。
手を付けている書類があったとしても机の上に置きっぱなしにせず、面倒でも一度「対応中」と所定の場所にしまうことを習慣づけましょう。
こうすれば、翌朝の出勤後にはまたキレイに片付いたデスクで仕事を始められます。
まとめ
デスクやデスクトップは自分の仕事場で、会社から与えられた自分のスペースです。
そのスペースを無意識に物で溢れかえらせてしまうと仕事に追われていると脳が勘違いしてしまいます。
自分のコントロールができずして、ほかの人とかかわる仕事がコントロールできるわけがありません。
書類やデータファイルの整理など一見些細なことに思われますが、上手に整理すると頭がすっきりして仕事効率が上がります。
4月から新年度を迎え新たなスタートを切る準備として、まずはデスク周り・デスクトップの整理整頓をしてみてはいかがでしょうか？